Um escritório de advocacia precisa passar uma imagem séria e transmitir confiança. Para isso, não basta escolher dos móveis neutros e bonitos. É preciso zelar pela organização.
Além disso, um local bem arrumado e distribuído ajuda na rotina diária, facilitando o trabalho e melhorando a rentabilidade. Por isso, separamos algumas dicas para organizar o seu escritório de advocacia.
1- Separe o que é realmente importante
A primeira coisa é separar o que é importante e deve ficar no escritório do restante. Retire o que for de uso pessoal e possa ser levado para casa, descarte pap´wis que não são mais necessários e deixe apenas livros que realmente sejam úteis para a rotina do escritório.
2- Siga um padrão
Separe os documentos por cores. Use a mesma cor de pasta e a mesma cor de marcador ou etiqueta para cada tema. Coloque etiquetas com títulos fáceis de serem lidos e em locais visíveis, para que fique mais fácil encontrar os documentos escolhidos.
Caso a variação de cores e temas seja muito grande, faça um índice alertando o que está em cada cor e pregue na estante ou deixe em um local de fácil acesso no escritório.
Quanto às pastas, prefira as do tipo caixa, que são mais fáceis de serem marcadas e conseguem suportar um volume maior de documentos. Além das que você for usar nesse primeiro momento, deixe algumas vazias para arquivar novos processos quando precisar.
3- Arrume a documentação
Depois de decidido os temas, as cores e providenciado pastas e etiquetas, é necessário separar os documentos.
Para facilitar, use clipes coloridos, com as cores escolhidas anteriormente, para que depois que tudo esteja separado você consiga arquivar com mais facilidade.
4- Monte um arquivo
Tenha um local para arquivo. Documentos que não estão mais em uso devem ir para ele. Não se esqueça de manter as cores escolhidas. Isso pode ser feito mantendo a mesma pasta ou transferindo para pasta arquivo, mas com as cores iguais às iniciais. Depois de todos os documentos organizados, comece manter uma rotina de separá-los e colocar nas pastas ou arquivos certos diariamente, para não acumular.
5- Arrume a sua mesa
Em cima dela só deve ficar o que você realmente usa no cotidiano. Guarda objetos menos importantes nas gavetas ou em uma estante próxima, mas mantenha a mesa limpa e dê um destino aos papéis para facilitar a organização.
6- Utilize um software jurídico para gerenciar seus processos
O uso de um software capaz de armazenar cópias de documentos, processos e andamentos, e avisá-lo de eventos importantes é uma ótima ferramenta organizacional e que pode fazê-lo ganhar tempo, eliminando atividades repetitivas de seu dia a dia.
Ao manter o foco em atividades que realmente precisam de sua atenção, você otimiza seu tempo e, consequentemente, aumenta sua rentabilidade. Através de ferramentas de gestão jurídica como esta, fica mais fácil se programar seus os trabalhos, controlar o trabalho de sua equipe e manter a agenda de audiências e atendimentos ao cliente em dia com maior facilidade.
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