Quem atua no mercado jurídico sabe que boa parte da rotina de um escritório é feita da organização de informações, pastas e documentos. A atenção que é dada ao gerenciamento de papéis reflete diretamente na produtividade e na eficiência dos serviços prestados, além de mostrar diligência ao cliente. Mas o que fazer no caso de perda de uma pasta ou documento?
Trata-se de uma situação bastante delicada, principalmente se envolver a perda de documentos pessoais. Os casos mais comuns de extravio de documentos por parte de advogados estão relacionados a roubo de carros, pastas e computadores nas quais os documentos estavam armazenados, mas infelizmente também existem "profissionais" bastante descuidados por aí. Espero que este não seja seu caso.
No caso do extravio de documentos, a primeira providência a ser tomada é orientar o cliente para que ele faça um boletim de ocorrência informando a perda. Além disso, é recomendável que o escritório busque ressarci-lo de eventuais gastos com a emissão da segunda via dos documentos e outros danos decorrentes do fato.
No caso da perda de pastas, cabe ao advogado reconstituir cópias e demais informações relativas ao processo que se encontravam armazenadas.
Certamente, perder os documentos de um cliente é o pesadelo de qualquer advogado. Contudo, a tecnologia pode ser uma grande aliada, ajudando a evitar esse tipo de problema. Este tipo de ocorrência pode influenciar gravemente a carreira de um profissional do direito e deve ser evitado à toda custa.
A atuação da tecnologia na gestão de documentos
Cada dia menos documentos físicos, pastas e papéis fazem parte do cotidiano dos escritórios de advocacia. A tecnologia tornou-se um fator estratégico para quem atua no mercado jurídico e pode transformar a administração de um escritório, tornando-o mais ágil, eficaz e seguro.
Uma dessas ferramentas são os softwares jurídicos, que possibilitam a gestão de documentos e processos de forma mais inteligente. Existem diversos softwares no mercado. O Projuris é um exemplo de ferramenta completa que deixa o profissional tranquilo com relação a backups de arquivos e pastas, além de possibilitar sua fácil localização por um sistema próprio de controle.
É possível inserir todo tipo de informação e documento no sistema, separando por pastas específicas todas as informações necessárias a um determinado caso ou cliente. Por um sistema de codificação de pastas, também é possível a fácil localização destas, fazendo com que o advogado não perca tempo na hora de identificar informações ou documentos relevantes para um caso.
O software também disponibiliza ao usuário o armazenamento de dados em um servidor da internet, fora de uma estrutura física. O chamado “armazenamento na nuvem” permite maior mobilidade e segurança com relação ao arquivamento de dados, informações e documentos.
Existem versões específicas para a realidade de advogados autônomos, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, oferecendo soluções para cada situação. Além de melhorar a segurança do escritório, a ferramenta disponibiliza controle para as áreas administrativa, financeira e operacional.
Assim, o advogado e sua equipe contam com ferramentas como agenda, armazenamento de dados e documentos, controle financeiro, time sheet, além de recursos específicos para o gerenciamento de processos, contratos, serviços extraprocessuais, relatórios e auditoria.
Gerenciar informações de maneira rápida e precisa para tomada de decisões, apresentar relatórios de maneira fácil e descomplicada e localizar informações, documentos e pastas com facilidade são algumas das vantagens de utilizar um software. Para quem sabe a importância de oferecer segurança aos seus clientes e evitar dores de cabeça com o gerenciamento de documentos, é fundamental a utilização de uma ferramenta como esta, que pode ser muito útil no dia a dia da advocacia.
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