Os escritórios contábeis possuem uma rotina frenética. São muitos clientes, processos e tarefas diferentes realizados em um só dia. Por isso, as mesas dos contadores são cheias de lembretes, rascunhos com anotações e checklists. Um esforço tremendo para não esquecer de nada e acabar se perdendo em meio a tanto trabalho.
Pensando nisso, testamos ferramentas de gerenciamento de tarefas e listamos cinco que se encaixam com as rotinas de um escritório de contabilidade. Mas antes, vamos responder a pergunta que talvez você esteja se fazendo: Por que meu escritório precisa de uma ferramenta de gestão de tarefas? Aqui vão bons motivos:
- Você elimina boa parte da papelada sobre sua mesa, deixando seu ambiente de trabalho mais limpo e organizado;
- Tem uma visão geral de todas as tarefas do escritório e o que cada pessoa está fazendo em tempo real;
- Através de relatórios, você consegue mensurar a produtividade de cada setor ou profissional;
- Você pode priorizar as tarefas mais importantes conforme a necessidade, deixando outras menos decisivas para mais tarde;
- São totalmente on-line e algumas são gratuitas.
Para ajudá-lo a escolher uma que se encaixe no seu dia a dia, traçamos um resumo de suas rotinas contábeis e dividimos em uma tabela para identificarmos qual ferramenta é capaz de suprir aquela necessidade ou não. Entre as ferramentas estão: Runrun. It, Trello, Teamwork, Todoist e KanbanFlow.
Abertura de empresa: Para esse projeto é necessário que a ferramenta faça uma organização do fluxo de atividades. Um passo a passo identificando as etapas do processo.
Recepção de documentos: Escritórios contábeis costumam ter um processo de recepção de documentação, por isso é importante que essa ferramenta possua uma espécie de lista de verificações, um checklist para registrar os documentos recebidos.
Triagem: Para a triagem dos documentos, é necessário que essa ferramenta possa delegar e direcionar tarefas para a equipe do escritório, nomear responsáveis por cada tarefa, a fim de monitorar o andamento do processo.
Cálculo de honorários: Uma função extremamente importante. A ferramenta que possui um contador de horas trabalhadas por tarefa irá ajudá-lo e muito na hora de cobrar os honorários de seu cliente. Além disso, é fundamental para analisar se você tem cobrado um preço justo pelo seu esforço.
Conferência de documentos: Há sempre aquele cliente que acaba esquecendo algum documento, por isso, uma função que possa relacionar os principais documentos, a fim de que não passem despercebidos pelo profissional contábil na hora dos lançamentos, seria muito útil. Esses documento também poderiam ser relacionados em uma checklist.
Processos internos: Para a verificar a taxa de completude de projetos do escritórios, é esperado que a ferramenta tenha checklist ou então um avanço das etapas do processo (relatório Gantt) para que o contador possa acompanhar o desenvolvimento das tarefas.
Acompanhamento de rotinas contábeis: É necessário que o Contador saiba de tudo o que está acontecendo dentro do seu escritório, por isso, é um importante que a ferramenta possua uma tela com todas as tarefas, para que o Contador possa acompanhar, em tempo real, os projetos que estão sendo trabalhados.
Apuração e envio dos impostos: Algo que um escritório não pode deixar passar são as datas de envio de impostos. Para isso, é necessário que a ferramenta disponibilize algum tipo de aviso, que envie um lembrete para o responsável da tarefa que a data está próxima, garantindo assim nenhum atraso.
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